Como propietario de una pequeña empresa, seguramente mantiene un control estricto sobre los recursos de su compañía, incluyendo capital, empleados e instalaciones. Pero, ¿qué hay del tiempo de los empleados? El tiempo es difícil de cuantificar y rastrear, y como tal, muchos propietarios de pequeñas empresas tratan el tiempo como si fuera un recurso ilimitado. Sin embargo, esto no podría estar más lejos de la realidad.
Un estudio reciente de McKinsey encontró que solo el 9% de los ejecutivos estaban «muy satisfechos» con cómo se asignaba actualmente el tiempo de los empleados. Además, casi la mitad de los ejecutivos dijeron que la asignación actual de tiempo no se alineaba con los objetivos de la empresa. Y el trabajador de oficina promedio puede decirle que se gasta demasiado tiempo de la compañía en tareas triviales, como responder correos electrónicos y asistir a reuniones no esenciales.
Una gestión efectiva del tiempo es crítica para la productividad y rentabilidad de su negocio. Entonces, ¿cómo pueden mejorar las empresas la gestión del tiempo? No es tan fácil como decirles a los empleados que usen su tiempo más eficazmente. En su lugar, el equipo de liderazgo necesita construir una cultura corporativa que apoye activamente una gestión efectiva del tiempo en toda la organización.
UNA CULTURA QUE APOYA LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO
El multitasking es una palabra de moda en el mundo empresarial. Se espera que los empleados sean capaces de manejar múltiples tareas a la vez. Por lo tanto, los gerentes llenan sus horas de trabajo con varios proyectos, reuniones y actividades corporativas.
Sin embargo, los estudios están demostrando cada vez más que el multitasking es ineficaz. De hecho, investigadores de Stanford demostraron que los multitaskers tienen habilidades organizativas pobres, se distraen fácilmente y a menudo carecen de enfoque.
Si el multitasking no es la clave para la gestión efectiva del tiempo, entonces ¿cuál es?
La respuesta es el flujo. Definido por el autor y psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi, el flujo ocurre cuando se entra en un estado de concentración intensa y sin esfuerzo en la tarea en cuestión. A menudo se le llama «estar en la zona», y los empleados son mucho más productivos en este estado que en cualquier otro momento.
Para mejorar la productividad, los empleadores deberían hacer todo lo posible para mantener a los empleados en modo de flujo. Esto significa fomentar un entorno corporativo de silencio y privacidad. Siempre que sea posible, los gerentes deben evitar sobrecargar a sus empleados con múltiples tareas o distraerlos con correos electrónicos innecesarios y llamadas telefónicas.
Muchos empleados también se benefician de tener oficinas privadas, en lugar de trabajar en ruidosas granjas de cubículos.
REUNIONES MENOS FRECUENTES, PERO MÁS EFECTIVAS
Uno de los mayores azotes para la gestión efectiva del tiempo es la reunión corporativa. La reunión promedio consume tiempo valioso e interrumpe el modo de flujo del empleado, mientras genera muy poco en términos de resultados significativos.
Según una encuesta de Microsoft, las reuniones ineficaces están entre los mayores desperdicios de tiempo en la semana laboral promedio. Además, los empleados pasan casi seis horas cada semana en reuniones, y el 69% de los empleados sienten que estas reuniones son improductivas.
Para una mejor gestión del tiempo de la compañía, los ejecutivos solo deberían programar reuniones que sean absolutamente necesarias. Las reuniones deberían tener un propósito específico: tomar una decisión o resolver un problema. Debe haber una agenda detallada de temas a discutir y en qué orden, y la cantidad de tiempo asignado a cada uno.
Si una reunión solo está diseñada para impartir información, considere enviar un correo electrónico en su lugar. Muchas reuniones también pueden ser opcionales, así que si un empleado está en ese modo de flujo crítico, él o ella puede optar por no ser interrumpido.
SEGUIMIENTO DEL TIEMPO
Cada ejecutivo sabe que para avanzar una compañía, es necesario tener un conjunto claramente definido de objetivos y metas para el futuro. Sin embargo, simplemente establecer estos objetivos no es suficiente. Con demasiada frecuencia, los ejecutivos y sus empleados se quedan atascados en tareas diarias y nunca encuentran el tiempo para avanzar en los objetivos a largo plazo. Aquí es donde entra en juego el seguimiento electrónico del tiempo integrado.
Los sistemas efectivos de seguimiento electrónico del tiempo deben capturar los costos, así como el tiempo gastado para cada empleado y proyecto individual, y luego integrar esta información en una visión completa de la asignación de tiempo de la compañía. De esta manera, puede determinar si la asignación actual de tiempo de su compañía se alinea con sus objetivos empresariales. Como con cualquier recurso, asignar correctamente el tiempo reducirá el desperdicio y facilitará el crecimiento de la empresa.
Peter Druckers, el legendario consultor de gestión, dijo una vez: El tiempo es el recurso más escaso, y a menos que se administre, nada más puede ser administrado.
En el mundo empresarial, el tiempo es precioso. Está en el mejor interés de cada empleador promover una cultura corporativa que mida, gestione y valore el tiempo.
